CHUVASH.eu

CHunky Universe of Vigourous Astonishing SHarepoint :)

Print2SPO – en enkel utskrift till SharePoint

Den här bloggposten är ett (en aning större) användar- (eller verksamhetsutvecklar-)tips om hur man kan sätta upp smarta utskrifter till SharePoint Online – utan några extraappar eller lösningar.

Först och främst, stort tack till min kollega Shahram som har presenterat idén för mig. Tänk dig ett följande scenario:

Du har en mall i Word som du fyller i, skriver ut på papper. Låt säga, det är en plockorder. Du vill digitalisera processen genom att skicka pdf:en till ett gemensamt dokumentbibliotek i SharePoint eller Teams.

Tekniskt är det enkelt, bara man i sin grupp kan komma överens om att göra det så. Då finns många möjligheter, både för att spara skog och kunna samarbeta smartare.

SharePoint-bibliotek

I det här scenariot använder jag ett bibliotek i SharePoint Online, men du kan koppla det även till Teams eller personliga OneDrive. Låt oss kalla det “Plockordrar”

OneDrive-genväg

Nästa steg är att lägga till en genväg till min personliga OneDrive. Man kan såklart synkronisera direkt, men i det här fallet väljer jag en OneDrive-genväg.

Mappen dyker snyggt upp på min dator:

Utskrift

Jag trycker på “Srkiva ut” och väljer “Microsoft Print to PDF”

Sedan väljer jag min OneDrive och “Plockordrar” och skriver in namn på filen

Det dyker upp i dokumentbiblioteket.

Smarta funktioner

Nu är jag inte längre begränsad till det analoga. Jag kan jag göra all magi som finns i SharePoint Online för att sätta upp ett smart samarbete med mina kollegor, som till exempel:

  • Lägga till kolumn Ansvarig och en vy “Mina plockordrar”
  • Lägga till kolumn Status för att skilja på aktiva och färdiga plockordrar
  • Lägga till kolumn Datum för att hålla en eventuell deadline
  • Använda kommentarer för att samarbeta med mina kollegor
  • Sätta upp alerts och påminnelser
  • Sätta upp godkännande-flöden etc
  • Formatera listan med olika färger för att kunna se bättre aktuellt arbete

Nästa gång du skriver ut från Word till PDF, kommer systemet ihåg ditt senaste val, så att det kan gå riktigt snabbt.

Det analoga

Den här processen betyder inte att det en tvär övergång till digitalisering heller. Det går fint att kombinera speciellt om man föredrar att ha det på papper! Mer än så. Du kan skriva ut den flera gånger om så behövs. Du minskar risken att det faller mellan stolarna (bokstavligt) och kan minska stressen för dig och dina kollegor.

Andra appar

Det finns dedikerade appar för att skriva ut till SharePoint, de kan vara mer precisa i vissa fall, men även med befintliga medel och smarta processer kan man ha ett smart samarbete i Office 365.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Daniel Chronlund Cloud Tech Blog

News, tips and thoughts for Microsoft cloud fans

Вула Чăвашла

VulaCV - Чăвашла вулаттаракан сайт

Discovering SharePoint

And going crazy doing it

Bram de Jager - Architect, Speaker, Author

Microsoft 365, SharePoint and Azure

SharePoint Dragons

Nikander & Margriet on SharePoint

Mai Omar Desouki

PFE @ Microsoft

Cameron Dwyer

Office 365, SharePoint, Azure, OnePlace Solutions & Life's Other Little Wonders

paul.tavares

Me and My doings!

Share SharePoint Points !

By Mohit Vashishtha

Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten"

Erfarenheter, synpunkter och raljerande om Scrum från Jimmy Janlén

Aryan Nava

DevOps, Cloud and Blockchain Consultant

SPJoel

SharePoint for everyone

SharePointRyan

Ryan Dennis is a SharePoint Solution Architect with a passion for SharePoint and PowerShell

SharePoint 2020

The Vision for a Future of Clarity

Aharoni in Unicode

Treacle tarts for great justice

... And All That JS

JavaScript, Web Apps and SharePoint

blksthl

Mostly what I know and share about...

%d bloggers like this: