CHUVASH.eu

CHunky Universe of Vigourous Astonishing SHarepoint :)

Tag Archives: svenska

Print2SPO – en enkel utskrift till SharePoint

Den här bloggposten är ett (en aning större) användar- (eller verksamhetsutvecklar-)tips om hur man kan sätta upp smarta utskrifter till SharePoint Online – utan några extraappar eller lösningar.

Först och främst, stort tack till min kollega Shahram som har presenterat idén för mig. Tänk dig ett följande scenario:

Du har en mall i Word som du fyller i, skriver ut på papper. Låt säga, det är en plockorder. Du vill digitalisera processen genom att skicka pdf:en till ett gemensamt dokumentbibliotek i SharePoint eller Teams.

Tekniskt är det enkelt, bara man i sin grupp kan komma överens om att göra det så. Då finns många möjligheter, både för att spara skog och kunna samarbeta smartare.

SharePoint-bibliotek

I det här scenariot använder jag ett bibliotek i SharePoint Online, men du kan koppla det även till Teams eller personliga OneDrive. Låt oss kalla det “Plockordrar”

OneDrive-genväg

Nästa steg är att lägga till en genväg till min personliga OneDrive. Man kan såklart synkronisera direkt, men i det här fallet väljer jag en OneDrive-genväg.

Mappen dyker snyggt upp på min dator:

Utskrift

Jag trycker på “Srkiva ut” och väljer “Microsoft Print to PDF”

Sedan väljer jag min OneDrive och “Plockordrar” och skriver in namn på filen

Det dyker upp i dokumentbiblioteket.

Smarta funktioner

Nu är jag inte längre begränsad till det analoga. Jag kan jag göra all magi som finns i SharePoint Online för att sätta upp ett smart samarbete med mina kollegor, som till exempel:

  • Lägga till kolumn Ansvarig och en vy “Mina plockordrar”
  • Lägga till kolumn Status för att skilja på aktiva och färdiga plockordrar
  • Lägga till kolumn Datum för att hålla en eventuell deadline
  • Använda kommentarer för att samarbeta med mina kollegor
  • Sätta upp alerts och påminnelser
  • Sätta upp godkännande-flöden etc
  • Formatera listan med olika färger för att kunna se bättre aktuellt arbete

Nästa gång du skriver ut från Word till PDF, kommer systemet ihåg ditt senaste val, så att det kan gå riktigt snabbt.

Det analoga

Den här processen betyder inte att det en tvär övergång till digitalisering heller. Det går fint att kombinera speciellt om man föredrar att ha det på papper! Mer än så. Du kan skriva ut den flera gånger om så behövs. Du minskar risken att det faller mellan stolarna (bokstavligt) och kan minska stressen för dig och dina kollegor.

Andra appar

Det finns dedikerade appar för att skriva ut till SharePoint, de kan vara mer precisa i vissa fall, men även med befintliga medel och smarta processer kan man ha ett smart samarbete i Office 365.

Vår robot Stefan

Roboten Stefan

Här är historian om Stefan, en robot jag och barnen har jobbat på under den senaste månaden. I en sann DIY-anda vill jag skriva om vårt projekt på bloggen och förhoppningsvis inspirera andra att utforska det. I och med projektet innebär en hel del pyssel, så är det lämpat i princip för alla åldrar.

Även om allting togs fram parallellt och stegvis (“i iterationer”), kommer projektet presenteras det i förenklad ordning

  • Idé, hur allting uppstod
  • Hårdvara, material som vi använt
  • Pyssel, utklippning, måleri etc
  • Mjukvara (och elektroniken)
  • Lärdomar, diverse insikter vi har fått på vägen

Idé

Vi har en microbit v2 som vi har letat användning för. Microbit v2 har en mikrofon och en liten högtalare, definitivt en enorm fördel om man vill få barn med på pysslandet med elektronik. Jag hade sett någonstans på nätet om figurer man kunde göra av mjölkkartonger. “Stefan” då, varför just det namnet? Min fyraåriga dotter brukade skylla på Stefan om det var “någon” som stökade till, råkade trampa på någon annans fötter och sånt. “Det var inte jag, det var Stefan” brukade hon säga ett tag. Så vi kände att vi behövde ge Stefan en kropp, ett ansikte för att göra en rolig grej av det. Under arbetet med roboten har betydelsen av Stefan minskat dock. Roboten behöll sitt fina namn – Stefan – i alla fall.

en enklare gif

Hårdvara

Det här var vad vi använde. Det finns miljontals andra material-kombinationer som kan funka. Tipset är att se vad man har hemma.

Ingredienser

  • Mjölkkartong, 1,5 L
  • Microbit v2
  • 1 Servo-motor (180 grader)
  • 2 Krokodilklämmor
  • 1 batterihållare för 2xAAA-batterier för att driva microbiten
  • 1 batterihållare för 4xAAA-batterier för att driva servon
  • Diverse sladdar
  • Hobbyfärg
  • Elastisk tråd (pärlarmbandstråd)
  • Batterier 6xAAA (vi har laddningsbara och kan ladda dem då och då när roboten blir “trött”)

Verktyg:

  • Sax
  • Limpistol
  • Pensel
  • Microsoft MakeCode för Microbit (gratis som webbapplikation eller Windows-app). Windows-app har fördelen att man kan skriva till microbiten direkt, utan att ladda ner det först, plus att det kommer ihåg dina senaste projekt

Pyssel

Roboten Stefan skulle säga “Hej” och han måste kunna öppna munnen. Det första vi gjorde var just att klippa ut munnen. Vi klistrade fast servon (efter långa undersökningar i vilken vinkel och hur mycket den rörde sig). Vi använde limpistol för att sätta fast servon. För att munnen skulle stängas, följa med servon tillbaka, knöt vi läppen till servon med en rosa elastisk tråd (den har man för att göra pärlarmband bland annat).

Vi satte fast servon med limpistol.

Roboten Stefan skulle också kunna visa med sin “näsa”. Vi gjorde ett fyrkantigt hål för microbitens ledlampor. För knapparna och A och B gjorde vi små hål. På det sättet kunde man jacka in microbiten in i de hålen så att det höll sig fast. Knapparna blev irisar i Stefans ögon senare.

På baksidan gjorde vi ett runt hål för att Stefan kunde gå på toa 💩. (Det var inte min idé 😜).

Stefan behövde också ett större hål på baksidan för att stoppa in elektroniken.

Målningen var väldigt kul och det gjorde vi i många omgångar (ibland med en hel veckas mellanrum, så länge tålamodet räckte och när lusten att måla var på topp). Prototypen på ansiketet skissade vi först på papper.

Prototypen på Stefans ansikte

Stefan skulle ha stora tänder, röda läppar och blå ögon. 🤩

Frost-fantasten målar Stefan.

Elektroniken kopplade vi med några krokodilklämmor och sladdar. Vi försökte följa samma färgkodning. PIN 1 använde vi för att styra. GND delades av microbiten, servon och servons batteripack.

Här kan man se hur sladdarna är kopplade.

Mjukvaran

Vi använde MakeCode for micro:bit, en app från Microsoft Store.

MakeCode i Microsoft Store

Projektet döpte vi till Stefan, kort och gott.

Projektet Stefan

Vi använde blockprogrammering. Det är kul även för mig som “skriv”-programmerar på jobbet. What-You-See-Is-What-You-Get (nästan i alla fall) är såklart toppen för barn.

Blockprogrammering i MakeCode

Nackdelen med blockprogrammering är att det inte är så lätt att återanvända koden eller spara koden. Som tur är kan man bara öppna den i python eller javascript. Vi (jag) satsade på python, för att det är vackert och koncist. Den aktuella koden är sparad på github, den kan dock ändras och justeras i framtiden:

Låt oss gå igenom blocken lite grann. Programmet består av tre huvudkomponenter:

  • Vid start (det som händer när Stefan slås på): Den visar “STEFAN” med rullande bokstäver, spelar upp ljudet Mysterious.
  • För alltid (det Stefan gör under sin vakna tid, huvudprogrammet): den spelar upp 6 gånger “Hello” och öppnar munnen samtidigt, lika många gånger. Om ljudet runtomkring tyst/lågt, tystnar även Stefan. Om Stefan hör högre ljud (någon kommer in i rummet och pratar eller någon ropar “hej”), börjar Stefan säga “Hej” från början igen, och öppna munnen, och detta 6 gånger igen. Så fortsätter det tills man stänger av Stefan.
  • Vid knapptryck (möjligheten att styra Stefan med knappar, ifall inget annat funkar): när man trycker på A-knappen, börjar Stefan hälsa och prata, när man trycker på B-knappen, slutar Stefan.
Stefan vaknar – “vid start”
Huvudmomentet – “för alltid”

Så knapparna användes mest för felsökning och återställning i början. Även om de inte används idag, har vi behållit funktionen för säkerhets skull.

Knapparna A och B sätter och stänger av Stefan.

Lärdomar

Den sista bilden med knapptrycken får vara den första lärdomen. Vi hade flera variabler: paus, running, cycles. Så småningom hade vi endast “cycles” – cykler för hälsningar. En cykel är en munöppning och Hello-fras. Den börjar på 1 och slutar efter 6 gånger. Upptäcker en högre ljudnivå, börjar den från början. Vi skulle kunna ha nedräkning istället, men det blev uppräkning istället.

Hakan vikte vi först, men det var trögt, så vi skära långa sträck i vecket för att göra munöppningen lite smidigare.

Servon drevs först av microbit, det var oväsen även när munnen var stängd, servon “darrade” och väsnades. Vi kopplade in ett extra batteripack endast för servon, då blev det tyst. GND delas av microbiten och servons batteripack.

Vi fick experimentera ganska mycket med servons grader, och hittade bra vinklar till slut. Lite mer än 90 grader: 180 och 60. Detta beror främst på själva servons placering och elastiska tråden, man fick ta i lite mer för att den skulle spänna tråden och stänga munnen.

Tidigt i projektet hade vi en powerbank som drev det hela. Tyvärr stängde den av sig vid inaktivitet. En bra funktion för mobilladdning, men dåligt för Stefan.

Powerbanken fick plats men klarade inte uppgiften.

Mjölkkartongen kändes lite skum när man målade på den med hobbyfärg, som om den inte riktigt ville fastna i. Men vi tänkte att Stefan inte skulle trivas i att vara perfektionist, så det syns igenom att det inte är mjölk, utan en laktosfri mjölkdryck på vissa ställen.

“Vid högt ljud” fungerar inte. Det upptäcktes inte eller var det i osynk, så vi fick skriva om det till att mäta ljudnivån i varje körning i huvudmomentet, alltså i “för alltid”.

Det finns “döda vinklar” i systemet. Ljudnivån mäts, och sedan är det vissa pauser då ljudnivån inte mäts. Det har hänt att högt ljud har passerat förbi. Det vore bättre med ett event – “vid högt ljud”, men det fungerade tyvärr inte. Även med “döda vinklar” (sekunder) är det förvånansvärt pålitligt. Helt enkelt att vi tilltalar Stefan med högre röst, och inte använder Stefan som en supermaskin kapabel att upptäcka varenda ljudnivåhöjning. Vår tolerans för Stefans tillkortakommanden är helt enkelt mycket högre.

Så ser den ut och så hälsar vår robot Stefan

Kombinera två SharePoint-listor i PowerBI

Det här är en enkel guide på svenska om hur du kan ladda in data från två eller fler listor i SharePoint och lägga ihop dem till en.

Scenariot är följande. Du har två eller fler sajter i SharePoint Online som har var sin lista (med samma kolumner). Du vill ladda in data från båda och se en aggregerad/summerad version. Alternativet är att ha en delad lista, men ibland (av behörighetskäl eller av behovet för smärre anpassningar av enskilda listor), ligger det i separata listor/sajter.

För enkelhetens skull, har jag följande demouppsättning:

  • Två enkla listor i samma sajt:
    • ShapesA
    • ShapesB
  • Listorna innehåller två exakt likadana kolumner
    • Shape
    • Color
Första listan
Andra listan

Målet är att addera raderna ifrån två listorna till en större lista.

Power BI

Att läsa in SharePoint-listor in i Power BI är ganska enkelt. Starta Power BI Desktop på din Windows-dator.

Man börjar med Get Data…
Filtrera på SharePoint och välj SharePoint Online List
Klistra in länken till din sajt
Välj listorna
Viktigt! Tryck på “Transform Data” först
Radera alla kolumner du inte behöver. Gör det på båda listorna.

Nästa steg är det vikigaste i den här guiden: Kombinera de här två listorna: Append Queries

Append Queries
Välj “Append Queries as New”
Välj lista 1 och lista 2 och klicka på OK
När den är färdig, klicka på Close & Apply

Den kombinerade datan ligger i “Append1”

Append1

Resten är “bara” visualisering. “Bara”, eftersom det hårdaste jobbet (Tranformation, kombinering) är redan bakom oss. Testa olika alternativ.

Visualisering

Ett exempel är Treemap:

Treemap
För att få till Treemap i det här exemplet behövde jag ha Title (=Shape) både i Group och Values

Summering och reflektion

Den här guiden visar hur man kombinerar (lägger på) två listor och jobbar med dem som om de vore en lista. Hör av dig om det har varit till hjälp eller om du har frågor eller funderingar.

Själva behovet är verkligt. I SharePoint har det alltid varit en utmaning att samla ihop datan från olika sajter och listor. Vi har använt oss av söken (med Sökcenter och DisplayTemplates) och andra tekniker. Visst vore det enklare att ha det samlat i en central databas eller en lista. Det är dock en viss frihet att låta olika organisatoriska enheter “äga” sina delar (användare kan justera sina vyer, ordna formatering, lägga till extrakolumner och annat trevligt). Aggregeringsbehovet kan nu, med Power BI, lösas på ett relativt smidigt och användarvänligt sätt.

Snabba diagram i SharePoint Online

Ett nytt tips på svenska: det finns en webpart i SharePoint Online: snabbdiagram.

När du har lagt till ett snabbdiagram, kan du skriva välja mellan stapel och cirkeldiagram

Du kan bara välja mellan stapel- och cirkeldiagram.
Data går att mata in direkt.

Resultatet får du direkt:

Använd data från en lista

Det går att visualisera data från en SharePoint-lista. Det är inte så mycket mer komplicerat, men det öppnar nya möjligheter. Du behöver bara hålla listan uppdaterad.

Nyttan med snabbdiagram

Det finns många olika sätt att visualisera data: PowerBI, Excel diagram, man skapa egna webparts. Men det är inte så sällan när man vill bara en liten visuell hjälp för att kommunicera ett budskap. Istället för att fastna på teknikaliteterna, kan man snabbt smälla upp ett diagram. Det gör inte heller att man behöver manuellt uppdatera sidan/listan.

Bra jobbat, Microsoft!

Bara moderna sidor

Snabbdiagram finns bara i “moderna” sidor, inte i klassiska sådana (wikisidor, webbdelssidor).

Mer SharePoint på svenska

Jag tänker använda taggen “svenska” för alla mina poster skrivna på svenska.

Daniel Chronlund Cloud Tech Blog

News, tips and thoughts for Microsoft cloud fans

Вула Чăвашла

VulaCV - Чăвашла вулаттаракан сайт

Discovering SharePoint

And going crazy doing it

Bram de Jager - Architect, Speaker, Author

Microsoft 365, SharePoint and Azure

SharePoint Dragons

Nikander & Margriet on SharePoint

Mai Omar Desouki

PFE @ Microsoft

Cameron Dwyer

Office 365, SharePoint, Azure, OnePlace Solutions & Life's Other Little Wonders

paul.tavares

Me and My doings!

Share SharePoint Points !

By Mohit Vashishtha

Jimmy Janlén "Den Scrummande Konsulten"

Erfarenheter, synpunkter och raljerande om Scrum från Jimmy Janlén

Aryan Nava

DevOps, Cloud and Blockchain Consultant

SPJoel

SharePoint for everyone

SharePointRyan

Ryan Dennis is a SharePoint Solution Architect with a passion for SharePoint and PowerShell

SharePoint 2020

The Vision for a Future of Clarity

Aharoni in Unicode

Treacle tarts for great justice

... And All That JS

JavaScript, Web Apps and SharePoint

blksthl

Mostly what I know and share about...