Print2SPO - en enkel utskrift till SharePoint
Anatoly Mironov
Den här bloggposten är ett (en aning större) användar- (eller verksamhetsutvecklar-)tips om hur man kan sätta upp smarta utskrifter till SharePoint Online - utan några extraappar eller lösningar.
Först och främst, stort tack till min kollega Shahram som har presenterat idén för mig. Tänk dig ett följande scenario:
Du har en mall i Word som du fyller i, skriver ut på papper. Låt säga, det är en plockorder. Du vill digitalisera processen genom att skicka pdf:en till ett gemensamt dokumentbibliotek i SharePoint eller Teams.
Tekniskt är det enkelt, bara man i sin grupp kan komma överens om att göra det så. Då finns många möjligheter, både för att spara skog och kunna samarbeta smartare.
SharePoint-bibliotek
I det här scenariot använder jag ett bibliotek i SharePoint Online, men du kan koppla det även till Teams eller personliga OneDrive. Låt oss kalla det “Plockordrar”
OneDrive-genväg
Nästa steg är att lägga till en genväg till min personliga OneDrive. Man kan såklart synkronisera direkt, men i det här fallet väljer jag en OneDrive-genväg.
Mappen dyker snyggt upp på min dator:
Utskrift
Jag trycker på “Srkiva ut” och väljer “Microsoft Print to PDF”
Sedan väljer jag min OneDrive och “Plockordrar” och skriver in namn på filen
Det dyker upp i dokumentbiblioteket.
Smarta funktioner
Nu är jag inte längre begränsad till det analoga. Jag kan jag göra all magi som finns i SharePoint Online för att sätta upp ett smart samarbete med mina kollegor, som till exempel:
- Lägga till kolumn Ansvarig och en vy “Mina plockordrar”
- Lägga till kolumn Status för att skilja på aktiva och färdiga plockordrar
- Lägga till kolumn Datum för att hålla en eventuell deadline
- Använda kommentarer för att samarbeta med mina kollegor
- Sätta upp alerts och påminnelser
- Sätta upp godkännande-flöden etc
- Formatera listan med olika färger för att kunna se bättre aktuellt arbete
Nästa gång du skriver ut från Word till PDF, kommer systemet ihåg ditt senaste val, så att det kan gå riktigt snabbt.
Det analoga
Den här processen betyder inte att det en tvär övergång till digitalisering heller. Det går fint att kombinera speciellt om man föredrar att ha det på papper! Mer än så. Du kan skriva ut den flera gånger om så behövs. Du minskar risken att det faller mellan stolarna (bokstavligt) och kan minska stressen för dig och dina kollegor.
Andra appar
Det finns dedikerade appar för att skriva ut till SharePoint, de kan vara mer precisa i vissa fall, men även med befintliga medel och smarta processer kan man ha ett smart samarbete i Office 365.